KESJULY18

2019-03-30 23:09:47
Εσωτερική Επικοινωνία Οργανισμών  SOS

Εσωτερική Επικοινωνία Οργανισμών SOS


ΤΗΣ ΜΑΡΙΑΣ ΣΤΥΛΙΑΝΟΥ*

Τα τελευταία χρόνια έχει παρατηρηθεί, ότι ένα μεγάλο μέρος των εργαζομένων βιώνει προβλήματα που αφορούν την επικοινωνία ή ακόμα και τη δημιουργία έντονου στρες, τα οποία  προκαλούνται από τη χρήση του επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλου μέσου επικοινωνίας που προωθείται από τον εργοδότη του. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα, η υγεία των εργαζομένων να φθίνει και ταυτόχρονα να πλήττονται τόσο οι εργασιακές όσο και οι προσωπικές σχέσεις τους (Kushlev & Dunn, 2014).

Είναι αλήθεια πως αρχικά η χρήση του επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλων μέσων επικοινωνίας (viber, messenger), έχει βοηθήσει στην επίλυση κάποιων οργανωσιακών προβλημάτων (π.χ. εύκολη ανταλλαγή αρχείων και ασύγχρονη εργασία) που υπήρχαν στο παρελθόν.  Ωστόσο, με την συνεχώς αυξανόμενη χρήση τους, μεγαλώνει συνεχώς και ο όγκος των εισερχομένων μηνυμάτων που καλείται ο κάθε χρήστης να διαχειριστεί με αποτέλεσμα κάποιες φορές να γίνεται υπερβολικά δύσκολο, έως αδύνατο να ελεγχθεί.

Στη σύγχρονη λοιπόν εποχή μας, η  διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των άλλων μέσων επικοινωνίας για επαγγελματικούς σκοπούς, αποτελεί μείζων ζήτημα για τους οργανισμούς. Το ίδιο ισχύει και στον τομέα της εκπαίδευσης ο οποίος δε θα μπορούσε να αποτελεί εξαίρεση. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τα τελευταία χρόνια  είναι το βασικό μέσο επικοινωνίας του ΥΠΠ με τα σχολεία. Οι λόγοι για τους οποίους ξεκίνησε να χρησιμοποιείται κατά αυτό τον τρόπο είναι, αφενός μεν, γιατί είναι φιλικό προς το χρήστη και έχει χαμηλότερο κόστος συγκριτικά με άλλες μεθόδους ελέγχου και επικοινωνίας, αφετέρου δε, δίνει τη δυνατότητα αποστολής αρκετά μεγάλου όγκου δεδομένων κάθε μορφής που έχει καταντήσει overloaded και overused!

Ενώ λοιπόν εικονικά πια ευνοεί τόσο την οργανωσιακή παραγωγικότητα όσο και την αποδοτικότητα του οργανισμού, ωστόσο, όπως γράφει και η έρευνα των Sumecki et al. (2011) υπάρχουν και πολλά μειονεκτικά σημεία. Ο τεράστιος όγκος μηνυμάτων αποτελεί καθημερινό πεδίο φόβου και σύγχυσης κάθε εργαζομένου και αυτό φυσικά επιφέρει συνέπειες τόσο στον ίδιο τον εργαζόμενο, όσο και στην επιχείρηση (σχολείο) συνολικά. Η έλλειψη χρόνου και ο τεράστιος όγκος, δεν αφήνει τον αναγνώστη να κάνει τη ΣΩΣΤΗ ανάγνωση κάθε εγγράφου,  παρά μόνο την επιφανειακή, με τις ανάλογες για τους οργανισμούς επιπτώσεις.

Έρευνες επ΄ αυτού του θέματος δηλώνουν ότι, η εργασία του προσωπικού ενός οργανισμού διακόπτεται κάθε πέντε λεπτά, κατά μέσο όρο, από την ειδοποίηση νέου εισερχόμενου μηνύματος. Αυτό το φαινόμενο δυσχεραίνει την καθημερινή συγκέντρωση στην εργασία και την απόδοση κάθε εργαζόμενου ξεχωριστά, άρα κατ’ επέκταση και του συνόλου του οργανισμού. Το πρόβλημα επιδεινώνεται όταν αρχίζουν να εισέρχονται, πέραν των σημαντικών επαγγελματικών μηνυμάτων και άλλα, όπως προσωπικά μηνύματα, spam κτλ.  

Επίσης, με την είσοδο της χρήσης έξυπνων συσκευών τύπου τηλεφώνων (smartphone) ή ταμπλετών (tablet), που επιτρέπουν στους χρήστες να έχουν συνεχή και άμεση πρόσβαση στο ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο, και στα  άλλα μέσα  επικοινωνίας, viber, messenger το φαινόμενο της διάσπαση, έντασης και άγχους εντείνεται.

Βιβλιογραφικά τεκμηριώνεται η σημαντικότητα της εσωτερικής επικοινωνίας ενός οργανισμού καθώς συμβάλλει στην δημιουργία καλού εργασιακού κλίματος και θετικών εργασιακών σχέσεων, μεταξύ εργαζομένων και προϊσταμένων. Βοηθά και προάγει την υιοθέτηση του οράματος της ομάδας και διευκολύνει τη διαμοίραση πληροφοριών για τις ευκαιρίες και τις απειλές που περιβάλλουν το χώρο. Στο πλαίσιο αυτό άρχισε και η εισαγωγή τους, από τις διευθύνσεις των σχολείων με τις ευλογίες των «φίλων της τεχνολογίας».

Ο έλεγχος και η σωστή διαχείρισή του όμως ,καθιστά απαραίτητη την ύπαρξη ενός πρωτοκόλλου επικοινωνίας που να είναι αποδεκτό από τους εργαζόμενους εκπαιδευτικούς  προκειμένου να ευνοείται η συνεχής και ομαλή λειτουργία της ομάδας και κατ’ επέκταση του οργανισμού ολόκληρου. Σε αντίθετη περίπτωση η εσωτερική επικοινωνία των σχολείων κινδυνεύει να αποβεί επιζήμια και εκπαιδευτική διαδικασία. Η προσοχή των εργαζομένων αντί να είναι στην εργασία τους θα αποσπάται κάθε φορά που θα ακούνε έναν ήχο μηνύματος, είτε στο τηλέφωνο είτε στον Η.Υ, ή θα συνομιλούν μεταξύ τους.

Ανάλογα με το χαρακτήρα κάθε ατόμου στον τρόπο που ανταποκρίνεται σε ένα μήνυμα, τις «παγίδες» που κρύβει κάθε μέσο αφήνοντας τους χρήστες να βλέπουν ποιος διάβασε ή όχι το μήνυμά τους, προκαλείται σε μεγάλο αριθμό η αίσθηση της υποχρέωσης για άμεση απάντηση και ανταπόκριση σε κάθε μήνυμα με αποτέλεσμα όταν δε συμβαίνει αυτό να δημιουργούνται προβλήματα και συγκρούσεις.  Αυξάνεται έτσι η πίεση του στρες και σε αρκετές περιπτώσεις αμφισβητούνται τα σύνορα μεταξύ εργασιακής και προσωπικής ζωής.

Αναμφισβήτητα η επικοινωνία κρίνεται ως παράγοντας κλειδί για την επιτυχία κάθε εγχειρήματος σε κάθε οργανισμό και υπάρχουν πολλοί τύποι επικοινωνίας που μπορεί κανείς να συναντήσει στο εργασιακό περιβάλλον. Από απλές ανεπίσημες συζητήσεις στους διαδρόμους, μέχρι επίσημη επικοινωνία με προϊσταμένους, κτλ.  Ανάμεσα σε αυτούς τους τύπους επικοινωνίας υπάρχει ένα τεράστιο χάσμα. Ο τρόπος προσέγγισης ΟΜΩΣ είναι διαφορετικός σε κάθε περίπτωση και απαιτείται ανάλογη χρήση της γλώσσας κάτι το οποίο πολύ δύσκολα επιτυγχάνεται με την ηλεκτρονική επικοινωνία. «Η επιτυχής επικοινωνία δεν είναι ένα φυσικό, αλλά ένα εξαιρετικά απίθανο φαινόμενο» (Qvortrup, 2006). Ποιος λέει, τι, σε ποιόν, με ποιο μέσο; Τι πραγματικά ήθελε να μεταφέρει ο πομπός και τι αντιλαμβάνεται ο δέκτης;

Οι εργαζόμενοι, ως άνθρωποι, ανάλογα με το μέσο που μεταφέρεται σε αυτούς ένα μήνυμα, τους προκαλούνται συναισθηματικές αντιδράσεις. Κάποια μέσα, είθισται να προκαλούν θετικές αντιδράσεις, ενώ κάποια άλλα αρνητικές. Για τους εργαζόμενους η αποτελεσματική επικοινωνία βασίζεται σε κατάλληλα μηνύματα που φτάνουν σε αυτούς σε μορφή χρήσιμη και αποδεκτή για εκείνους (Welch, 2012). Οι εργαζόμενοι φαίνεται να προτιμούν την πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνία για κάποιες δραστηριότητες, ωστόσο θεωρούν σημαντική και την ύπαρξη γραπτής επικοινωνίας για κάποιες άλλες. Αυτό προκαλεί κάποια ερωτήματα πάνω στο ποιος τελικά είναι ο περισσότερο επιθυμητός τρόπος επικοινωνίας.

Προτεραιότητα λοιπόν για κάθε μορφή επικοινωνίας πρέπει να μπορεί να φτάσει το μήνυμα στους παραλήπτες. Σε αυτό το σημείο, ο πομπός πριν το αποφασίσει οφείλει να διερωτηθεί, τα χαρακτηριστικά ποιου μέσου μπορούν να παρουσιάσουν τις μεγαλύτερες πιθανότητες να φτάσει το μήνυμα του στους τελικούς δέκτες-παραλήπτες. Έπειτα, να εξετάσει επιπλέον παράγοντες όπως η δυνατότητα ελέγχου παράδοσης, η χρηστικότητα και η ικανότητα διάδοσης. Η δημιουργία κώδικα χρήσης και η εμπότιση των εμπλεκομένων και της διαδικασίας με τη νέα γνώση.

Επιπλέον  αξίζει να αναφερθεί πως πολύ σημαντικό, για κάθε άνθρωπο, να ξεκουράζεται, να κάνει διαλείμματα από την εργασία του και να μην είναι συνεχώς κατακλεισμένος από απαιτήσεις και αυστηρές διαδικασίες. Έχει παρατηρηθεί ότι η συνεχής και ακατάπαυστη εργασία (Dittmann, 2005), οδηγεί σε εκνευρισμό, κόπωση, αδυναμία συγκέντρωσης, λάθος κινήσεις και αποφάσεις. Για αυτό το λόγο, είναι απαραίτητο για έναν εργαζόμενο να έχει ισορροπία ανάμεσα στην εργασία και στον ελεύθερο χρόνο του σε καθημερινή βάση, με απαραίτητη την ύπαρξη δραστηριοτήτων-χόμπι και οτιδήποτε έχει να κάνει με φυσική άσκηση, καθώς συμβάλει θετικά στην ενίσχυση ευεξίας και της καλής ψυχολογίας.

Όλοι οι παραπάνω παράγοντες επιδρούν θετικά στην ευημερία των εργαζομένων και κατ’ επέκταση στην απόδοση τους στις εργασιακές απαιτήσεις. Σύμφωνα με έρευνα που πραγματοποιήθηκε το 2005 από τους Sonnentag και Bayer, παρατηρήθηκε ότι, οι εργαζόμενοι που συνέχιζαν να εργάζονται ακόμα και μετά το πέρας του εργασιακού ωραρίου άρχιζαν να νιώθουν έντονη κόπωση. Όπως ήταν αναμενόμενο, το να συγχέεται ο χρόνος ανάπαυσης, με τον χρόνο εργασίας, είχε αρνητικό αντίκτυπο για την απόδοση του κάθε εργαζομένου στην εργασία του, και κατ’ επέκταση στην συνολική εταιρική αποτελεσματικότητα.

Για να  αντιμετωπιστούν οι πιο πάνω κίνδυνοι υπάρχουν λύσεις , σύμφωνα με τη βιβλιογραφία και χωρίζονται σε 3 ομάδες. Η πρώτη ομάδα αφορά θέματα οργάνωσης, η δεύτερη τεχνολογικά και η τρίτη συμπεριφοράς και στάσης (attitude). Σύμφωνα με τους Sumecki et al. (2011) ,σε ό,τι αφορά τα θέματα οργανωτικής κουλτούρας της εταιρείας, συνίσταται η χρήση πιο αποτελεσματικών μεθόδων επικοινωνίας, όπως πρόσωπο με πρόσωπο ή τηλεφωνική επικοινωνία και ο περιορισμός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλων μέσων επικοινωνίας.

Σύμφωνα με έρευνα που πραγματοποιήθηκε (Szostek, 2010), η συνεκτική οργάνωση των εισερχομένων μηνυμάτων είναι η βασικότερη ανάγκη των χρηστών. Μάλιστα είναι τόσο σημαντική που, η έλλειψή της οδηγεί σε μεγάλη δυσαρέσκεια, ενώ η ύπαρξή της θεωρείται βασική απαιτούμενη λειτουργία. Επιπλέον ανάγκη των χρηστών αποτελεί και η εύκολη αναζήτηση στο αρχείο των μηνυμάτων, ωστόσο αυτό έχει ήδη αναπτυχθεί αρκετά από της εταιρίες παροχής υπηρεσιών email.

Από τεχνολογικής άποψης, συνίσταται η χρήση προϊόντων λογισμικού όπως το Outlook της Microsoft ή το Gmail της Google, και άλλα αντίστοιχα, που ευνοούν την χρήση email παράλληλα με άλλες δραστηριότητες, όπως την οργάνωση της ατζέντας δραστηριοτήτων, το ημερολόγιο, τις επαφές, αλλά και την ρύθμιση κανόνων διαχείρισης και ταξινόμησης των μηνυμάτων σε προκαθορισμένους φακέλους.

Ο τρίτος τύπος λύσης μελετά τον τρόπο που μπορεί να προσαρμοστεί η συμπεριφορά των ανθρώπων, απέναντι στη διαχείριση των μηνυμάτων. Έχει παρατηρηθεί ότι υπάρχουν δύο ειδών χρήστες. Αυτοί που διατηρούν όλα τους τα μηνύματα και εκείνοι που τα τακτοποιούν. Ουσιαστικά, ένα ποσοστό ανθρώπων δεν ταξινομεί τα μηνύματά του, ενώ ένα άλλο οργανώνει τα εισερχόμενα σε φακέλους, κατά περιόδους, ή συνεχώς.

Σαν προτεινόμενη λύση δίνεται η απενεργοποίηση της άμεσης ειδοποίησης εισερχομένων και ο περιορισμένος έλεγχος τους δύο φορές την ημέρα. Πόσο αποδοτικό όμως θα είναι αν οι ειδοποιήσεις θα έχουν να κάνουν με επείγοντα; Μήπως πρέπει να ξεκαθαριστεί η διαχείριση αυτής της ομάδας μηνυμάτων;

Έχουν οι εργαζόμενοι και κυρίως οι εκπαιδευτικοί που δεν είναι μόνοι τους σε ένα γραφείο την ευχέρεια  να το πράξουν αυτό;  Είναι σε θέση να μπορούν να εφαρμόσουν  τέτοιες πρακτικές; Είναι αναγκαίες για το περιβάλλον τους; Προσθέτουν ή αφαιρούν αξία από την επικοινωνία και την ανάπτυξη σχέσεων συνεργασίας, αλληλοβοήθειας και σεβασμού ανάμεσά τους; Και αν για κάποιους είναι απαραίτητα, μήπως η σύσταση κοινού προγράμματος ή πρωτοκόλλου χρήσης από όλους να ήταν πιο βοηθητικός; Καιρός δεν είναι να προβληματιστούμε;

*Εκπαιδευτικός Δημοτικής Εκπαίδευσης

ΜΒΑ- Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού/ Εργασιακές Σχέσεις


Αφήστε ένα σχόλιο

  • Υποχρεωτiκά πεδία *


If you have trouble reading the code, click on the code itself to generate a new random code.
 

Πρόδρομος Κυριάκου
Wed April 03, 2019, 15:06:33
Με ενδιαφέρον διάβασα το πιο πάνω άρθρο της συναδέλφου Μαρίας Στυλιανού.
Πράγματι, όπως έγραψα κι εγώ σε άρθρο μου στις 14/10/18 με τίτλο "ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗ - ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΑ;", η ατέρμονη και εν πολλοίς περιττή ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΑ, δυσκολεύει πολύ και μπλοκκάρει συχνά την ομαλή λειτουργία των σχολικών μονάδων.
Δεν είναι βέβαια μόνο θέμα ειδικών και ερευνών τα πιο πάνω, αλλά θέμα κοινής λογικής!

FREDERICKJULY18
ucaln2prtyxia
 Cyprus School of Molecular Medicine
kaitomia-ereyna ucy
TEPAKFEB19
NEAPJUL17
IDEP19
INKPAIDEIA19
HPJETPRO
THEOLOGIKISXOLI
CDA2018
INTERCOLLEGE9
PROGNOSIS9
MARTIME
FORUMMARCH
global
CYIMASTER
Middlesex2016